Escola do Legislativo promove curso sobre Digitalização e Eliminação de Documentos Públicos

Nesta semana, a Escola do Legislativo da Câmara de Poços realizou um curso sobre Digitalização e Eliminação de Documentos Públicos, com o professor André Luís de Almeida e Silva, do Instituto Brasileiro de Administração Pública – IBRAP. O encontro contou com a presença de servidores do Poder Legislativo, da Secretaria Municipal de Esportes, da Autarquia Municipal de Ensino e da Prefeitura de Bandeira do Sul.

Há vários anos, a Câmara busca por soluções para reduzir o espaço destinado ao arquivo de documentos. Várias medidas têm sido adotadas, tais como a mudança da entrega da prestação de contas do Poder Executivo para o formato digital, que reduziu o crescimento do arquivo em cerca de 250 caixas por ano, além da aprovação, no ano de 2021, do Processo Eletrônico, que autorizou a geração de processados integralmente no formato digital, sem papel.

Um dos objetivos do curso foi trazer aos servidores informações básicas para atuarem na Comissão de Avaliação Documental, que será responsável pela condução do processo de elaboração da Tabela de Temporalidade do Poder legislativo. Através desta normativa, serão elencados os documentos de valor histórico, que deverão ser mantidos de forma permanente, e definidos os prazos de guarda para os demais documentos. Após esse processo, terá início a separação e limpeza dos documentos considerados sem valor histórico ou que estejam com o prazo de guarda expirado. Além disso, pretende-se digitalizar tais documentos, disponibilizando os conteúdos para acesso da população.

Segundo Tais Ferreira, diretora da Escola do Legislativo, apesar das medidas já adotadas pela Câmara, a fim de evitar o crescimento anual do arquivo, ainda existem cerca de 7.000 caixas armazenadas. “Segundo informações da nossa Assessoria Administrativa, desse número, estima-se que 30 a 40% já poderiam ter sido expurgadas, caso houvesse uma Tabela de Temporalidade definida. Dessa forma, foi um momento muito produtivo, que abrimos espaço também para servidores da Prefeitura de Poços e da região. A Escola vem trabalhando no sentido de propor encontros, cursos e palestras que contribuam com o trabalho desenvolvido pelo poder público”, comentou.